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Wie schreibe ich das Anschreiben zur Einreichung eines Manuskriptes

Ein gutes Begleitschreiben „verkauft“ Ihr Manuskript dem Herausgeber des Journals. Deshalb ist es ratsam, sorgfältig zu prüfen, was genau das Anschreiben für das jeweilige Journal enthalten soll (e.g. potentielle Gutachter, Anweisungen, Neuheit des Forschungsgegenstandes). Mit diesen Vorgaben fangen Sie an das Begleitschreiben anzufertigen und ergänzen es dann noch mit dem Grund, warum der Herausgeber gerade Ihr Manuskript veröffentlichen sollte.

Basiselemente sind Sätze wie:

  • Bitte finden Sie anbei unser Manuskript, „[Manuskript Titel]“ von [Name des Erstautors] et al., welches wir gerne zur Publikation einreichen möchten als [Publikationstyp] in [Name des Journals]
  • Zu Ihrer Information handelt es sich um den ersten Bericht, der … aufzeigt … wir glauben, dass unsere Ergebnisse der Leserschaft des [Journal Name] gefallen würden
  • Bitte richten Sie alle Korrespondenz an:
  • Über eine baldige Nachricht Ihrerseits würde wir uns sehr freuen

Und natürlich müssen die wissenschaftliche Frage, die Ihre Forschung beantwortet und die wichtigsten Schlussfolgerungen im Anschreiben dargelegt sein!

Alle Anschreiben sollten folgende Sätze enthalten:

  • Wir bestätigen, dass dieses Manuskript noch nicht veröffentlicht wurde und auch bei keinem anderen Journal zur Diskussion steht.
  • Alle Autoren haben das Manuskript genehmigt und haben Ihr Einverständnis zur Einreichung bei [Name des angestrebten Journals] gegeben

Aber wenn nun das Anschreiben zur Einreichung perfekt ist, sollten Sie trotzdem noch einmal einen kritischen Qualität-Check Ihres Manuskriptes durchführen.

Hierzu ist eine Submission-Checklist hilfreich:

  • Folgt das Manuskript allen Instruktionen für Autoren?
  • Sind die Unterlagen im korrekten Format und in der entsprechenden Auflösung oder Größe?
  • Sind Rechtschreibung und Grammatik korrekt?
  • Haben Sie die Kontaktdaten aller Autoren angegeben?
  • Haben Sie die Online-Registrierung für den Einreichungsprozess im angestrebten Journal komplettiert?
  • Haben Sie ein überzeugendes Anschreiben geschrieben?

Das Anschreiben sollte die Länge einer Seite nicht überschreiten. Sie können das Anschreiben genauso wie das Manuskript zum englischen Korrektorat geben. Denn korrekte Rechtschreibung und Grammatik helfen auch im Anschreiben den Herausgeber zu überzeugen. Und ermöglicht Ihnen alle oben genannten Anforderungen an das Anschreiben gut formuliert auf eine Seite zu bringen.

Der Peer Review Prozess

Der Peer Review Prozess stellt sowohl Muttersprachler („native language speaker“) als auch Zweitsprachler („second language speaker“) vor immer wiederkehrende neue Herausforderungen. Nach der Identifizierung des geeigneten Publikationsorgans für die wissenschaftliche Arbeit müssen die Rahmenbedingungen hinsichtlich Struktur und Inhalt (beispielsweise Zusammenfassung, Zitierungsvorschriften, Anforderungen an Grafiken und Tabellen) angepasst und eingehalten werden. Zweitsprachler stehen zudem vor Problemen wie korrekter Syntax und Grammatik. Ein Lektorat Service kann bereits bei der Manuskriptbearbeitung, d.h. noch vor der Einreichung, unterstützend tätig werden, um oben genannte Aspekte zu beachten.

Strukturell gliedert sich der Peer Review Prozess in die Schritte

Abgabe des Artikels

  • Erste Begutachtung hinsichtlich thematischer Passgenauigkeit und wissenschaftlicher Qualität
  • Ablehnung oder Übergabe an Begutachter
  • Überprüfung der
    • Signifikanz
    • Präsentation
    • Wissenschaftlichkeit
    • Evidenz
    • Argumentation & Beweisführung
    • Theoretischer Gehalt
    • Länge
    • Wissenschaftsethische Aspekte
  • Bewertung durch Begutachter
    • Akzeptanz
    • Revision
    • Ablehnung
    • Entscheidung durch den Herausgeber
  • Entgültige Entscheidung durch den Herausgeber
  • Absprache hinsichtlich Zeitpunkt der Veröffentlichung
  • Veröffentlichung

Des Weiteren können in Abhängigkeit des Publikationsorgans, unterschiedliche Arten von Peer Review Prozessen durchlaufen werden. Diese gliedern sich in:

  • der Autor kennt den Namen des Begutachters nicht, der Begutachter sieht aber den Namen des Autors
  • Autor und Begutachter sind beide anonymisiert „Double blind review”
  • Autor und Begutachter werden namentlich genannt „Open Review“

Jede dieser Spielarten hat spezifische Vor- und Nachteile, die bei der Abgabe eines Manuskriptes beachtet werden müssen.

Ebenso wie der Autor eines Artikels bestimmten formalen und inhaltlichen Zwängen unterworfen ist, müssen die Begutachter spezifischen Richtlinien folgen. Ein Lektorat, das einen mit dem Wissenschaftsfeld und -prozess vertrauten Muttersprachler einsetzt, kennt sowohl die Vor- und Nachteile der jeweiligen Review Art und kann somit bereits vor dem Peer Review Prozess steuernd eingreifen.

Die Quote der Absage liegt im ersten Schritt in der Regel weit über 70 Prozent. Von den verbleibenden Artikeln werden nochmals mindestens 50 Prozent nicht für eine Veröffentlichung angenommen. Kriterien sind insbesondere mangelnde Originalität und Fehlen einer inhaltlich hinreichenden Aussage.

Da die Anzahl der eingereichten Artikel ein nicht geringes Volumen umfasst und Peer Review eine philanthropische Aufgabe für Wissenschaftler darstellt, ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Artikel umgehend beiseitegelegt und damit abgelehnt ist, die Regel. Kommt es nicht zu einer initialen Ablehnung, dauert der Prozess, bis ein Artikel letztendlich abgelehnt oder angenommen wird, bis zu zehn Wochen.

Während dieser Zeit besteht keine Möglichkeit auf den Prozess Einfluss zu nehmen und eine Einreichung bei einem konkurrierenden Journal ist untersagt. Sollte es für einen Artikel zu mehreren nacheinander folgenden Einreichungen mit Ablehnungen kommen, kann im schlechtesten Fall die Aktualität und Originalität der Publikation erheblich beeinträchtigt sein.